*غرفة العمليات الرئيسية بالديوان العام تابعة للإدارة العامة للشئون الإدارية ويشرف عليها كل من السيد / مدير إدارة السكرتارية والمحفوظات والسيد / مدير عام الإدارة العامة للشئون الإدارية وذلك تحت توجيهات وإشراف كبار السادة المسئولين بمحافظة الإسكندرية وتهدف الغرفة إلى تلقى جميع شكاوى وبلاغات السادة المواطنين والعمل بكل جهد على ازالة أسباب الشكوى ومتابعتها مع جهات الاختصاص وإخطار المواطنين بنتائج المتابعة وإعداد تقارير يومية بهذه البلاغات وإرسالها بالفاكس إلى جهات الاختصاص وعرض أهمها بتقرير يومى على كبار السادة المسئولين بالمحافظة وكل ذلك من أجل السادة المواطنين داخل محافظة الإسكندرية وقد تم إنشاء غرفة العمليات الرئيسية بديوان عام المحافظة بموجب قرار السيد / محافظ الإسكندرية رقم (146) لسنة 1987 .

*تعمل الغرفة على مدار أربعة وعشرون ساعة يومياً وكذلك فى ايام الاجازات والجمع والعطلات الرسمية بكامل طاقتها وبالمواعيد التالية .

1-   النوباتجية الاولى .. من الساعة 7.30 ص إلى الساعة 2.30 ظهراً (بدون مندوبين)

2-  النوباتجية الثانية .. من الساعة 2.30 ظهراً إلى الساعة 9.30 م (بكامل طاقتها من المندوبين)

3-  النوباتجية الثالثة .. من الساعة 9.30 م إلى الساعة 7.30 ص (بكامل طاقتها من المندوبين)

1 -  رئيس النوباتجية .. لاتقل درجته المالية عن الدرجة الاولى والثانية من موظفى الإدارة العامة للشئون الإدارية بديوان عام المحافظة.

2- سكرتير النوباتجية .. موظف يتولى أعمال السكرتارية بالغرفة بالدرجة الرابعة أو الثالثة من موظفى الإدارة العامة للشئون الإدارية بديوان عام المحافظة .

3-  مندوب من كل جهه من الجهات الاتى بيانها ولاتقل درجتة المالية عن (الدرجة الثانية) .

1- شركة المياه                                              2- شركة الصرف الصحى

3- شركة توزيع كهرباء إسكندرية                        4- مديرية الإسكان والمرافق

5- مديرية التضامن الاجتماعى                           6- مديرية التموين

7- مديرية الشئون الصحية

أولاً :- رئيس الغرفة هو المسئول الأول عن إنتظام العاملين بالغرفة وعن حسن سير العمل بها وعليه أن يبلغ فوراً بأشارة تليفونية بأى ملاحظات يراها بالنسبة لأى من العاملين بالغرفة .

ثانياً :- يقوم مدير عام الإدارة العامة للشئون الإدارية بالمحافظة بالاطلاع صباح كل يوم على السجل الخاص بالغرفة للتأكد من إنتظامه وإنتظام الاجراءات التى أتخذت فى شان البلاغات واستيفاء جميع البلاغات وعليه أن يقدم فوراً للسيد السكرتير العام أوالسيد السكرتير العام المساعد تقريراً بأى ملاحظات هامة إن وجدت .

ثالثاً :- على السادة رؤساء الغرفة والمندوبين العاملين فى غرفة العمليات الرئيسية بالديوان العام إتباع الاتى :-

1-  فى حالة ورود بلاغات هامة مثل .. سقوط المبانى والجسور والكبارى ووجود أوبئة أو أمراض معدية- وجود غازات سامة -أرتفاع أو أنخفاض فى منسوب مياه الرى - هبوط الطرق حرائق كبيرة أو اى بلاغات أخرى هامة سرعة الاتصال بكل الجهات المعنية المختصة على الفور لسرعة اتخاذ اللازم ومتابعة هذه البلاغات أولاً بأول وتسجيل ذلك فى سجل النوباتجية بكل دقة وإخطار السيد مدير عام الإدارة العامة للشئون الإدارية وكبار السادة المسئولين بالديوان العام وذلك فور ورود البلاغ .

2-    مراعاة ضرورة متابعة كل البلاغات أولاً بأول مع المختصين حتى إزالة أسباب الشكوى وتسجيل المتابعة بدقة فى السجل الخاص بالغرفة .

3- فى حالة ورود بلاغات هامة يرجى سرعة الاتصال بقيادات الديوان العام وذلك بالتليفون المباشر أو عن طريق السنترال وللضرورة القصوى .

 

أولاً : رئيس الغرفة

ثانياً : سكرتير الغرفة

ثالثاً : مندوبى الهيئات والمرافق 

1- هو المسئول الاول عن جميع أعمال الغرفة بالاستعانة بسكرتير الغرفة ومندوبى الهيئات والمرافق كلاً فى اختصاصه بهدف حسن سير العمل وتحسين مستوى الاداء وتوجية العاملين بالغرفة مع ضرورة المتابعة لأعمال النوباتجية والنوباتجية السابقة .

2- الاشراف بدقة على كشوف الحضور والانصراف للعاملين بالغرفة .

3- الاشراف بدقة على تلقى البلاغات والاشارات التليفونية الواردة للغرفة وتكليف المندوب المختص بالقيام بأجراء اللازم تجاة البلاغات ومتابعة أزالة أسباب الشكوى مع الجهات المختصة مع ابلاغ كل من يعنيه .

4- فى حالة انهيار المنازل يتم ابلاغ الجهات التالية :-

- كبار السادة المسئولين بالديوان العام             - السيد رئيس الحى المختص

- مديرية التضامن الاجتماعى                      - إدارة الحماية المدنيه

- مرفق الاسعاف                                   - شركة الكهرباء

- شركة المياه                                       - شركة الصرف الصحى

- غرفة عمليات الدفاع الشعبى                  

5- ضرورة التاكد من دقة البلاغات بالسجل الخاص موضحاً به الساعة والتاريخ واسم المبلغ أو الجهه الوارد منها البلاغ ورقم التليفون والعنوان بخط واضح .

6- ضرورة متابعة الاجراءات التى أتخذت نحو البلاغات لحين إزالة أسباب الشكوى مع تدوين المتابعة بالسجل الخاص وتسجيل أى ملاحظات حول البلاغ .

7- على رئيس الغرفة فى نهاية النوباتجية تدوين ملاحظاته بدقة إن وجدت أمور غير عادية ورفع تقرير بها على الفور للعرض على السيد السكرتير العام فى تقرير منفصل وليس بالسجل وذلك عن طريق السيد/ مدير عام الشئون الإدارية .

8- فى حالات البلاغات الهامة الطارئة والعاجلة يقوم رئيس الغرفة بأستخدام سيارة النوباتجية إذا تعذر الاتصال .

9- على السيد / رئيس الغرفة ضرورة وسرعة الاتصال لاخطار كبار السادة المسئولين بالديوان العام فور ورود بلاغات هامة فوراً وفى حينة .

10- لايجوز التصريح باى اذونات بالانصراف للعاملين بالغرفة وفى حالة الضرورة يطلب من الجهه التابع لها المندوب إيفاد بديل عنه قبل أنصرافه .

11- ضرورة التاكد من اسماء المندوبين بالنوباتجية بالمطابقة مع الكشوف الخاصة بالنوباتجية والاطلاع على البطاقات الشخصية

1-  يعاون رئيس الغرفة فى اداء أعمالة .

2- يتولى تسجيل وقيد البلاغات الواردة إلى الغرفة اولاً بأول فى السجل المعد لذلك بدقة وبخط واضح مع ذكر التاريخ وساعة الورود وأسم المبلغ وتليفونة .

3-  تسجيل الاجراءات التى تمت قرين كل بلاغ وأسم مستلم البلاغ والمتابعة لحين ازالة أسباب الشكوى وتدوين ذلك بالسجل .

4- فى حالة عدم تواجد السيد / رئيس الغرفة لأى سبب يتولى السكرتير أعمال رئاسة الغرفة والاشراف على كشف الحضور والانصراف لحين حضور رئيس الغرفة .

(شركة المياه– شركة الكهرباء – شركة الصرف الصحى – مديرية الاسكان – مديرية التموين – مديرية التضامن الاجتماعى –مديرية الشئون الصحية )

1-  استقبال البلاغات كلاً فيما يخصه مع اتخاذ الاجراءات اللازمة والمتابعة حتى تتم ازالة أسباب الشكوى .

2-  القيام بكافة الاجراءات اللازمة تحت اشراف رئيس الغرفة .

3-  الانتقال بسيارة الوردية إلى موقع الحادث إذا لزم الامر بناء على تقدير وموافقة رئيس الغرفة .

4-  ضرورة التعاون كل منهم مع الاخر والعمل كفريق واحد بجد ونشاط واحترام شكاوى المواطنين .

5-  الالتزام بمواعيد الحضور والانصراف فى النوباتجية وعدم التقصير فى الواجبات .

      حسن استقبال تليفونات السادة المواطنين والرد عليهم بأسلوب لائق والتعامل معهم لحين إزالة أسباب شكواهم .

 

الخدمات المقدمة للمواطن  :-

1- تتعامل غرفة العمليات الرئيسية بالديوان العام مع جميع السادة المواطنين داخل نطاق محافظة الإسكندرية وكذلك جميع مديريات الخدمات والهيئات المختلفة وذلك من خلال الخطوط التليفونية المذكورة سابقاً وخصوصاً الخط المختصر 114(الخط الساخن) حيث يتلقى مندوبى الجهات السبعة الموجودين بالغرفة بلاغات وشكاوى السادة المواطنين والتعامل معها بكل جد حتى تتم إزالة أسباب الشكوى وذلك بصفة يومية على مدار 24 ساعة عمل ثم يتم صباح كل يوم إخطار جهات الاختصاص عن طريق الفاكس ببلاغات السادة المواطنين مرة ثانية كل جهه حسب اختصاصها بعد أن يتم إبلاغهم بها فى حين ورود البلاغ أو الشكوى فى نفس ساعة وتاريخ ورودها ويسجل كل ذلك بسجل بلاغات الغرفة الخاص بذلك ويرفع بكل ذلك تقرير يومى للعرض على السادة كبار المسئولين بالمحافظة يتضمن هذا التقرير أهم البلاغات والشكاوى الواردة إلى الغرفة 2- يوجد بالغرفة مندوبين أكفاء وذو خبرة وهم موجودين من أجل خدمة المواطن السكندرى والعمل على راحتة وتقديم الخدمة المناسبة له من أجل محافظة الاسكندرية ومواطنين المحافظة وتتم جميع الاعمال بالغرفة بناء على توجيهات السادة كبار المسئولين بالمحافظة .

(3)– النوباتجية الثالثة .. من الساعة 9,30 م إلي الساعة 7,30 ص

     (بكامل طاقتها من المندوبين)